Gestione degli Appuntamenti: 5 cose da evitare e come porvi rimedio

Ogni professionista, medico, dentista o fisioterapista, che lavori in un centro medico o in studio privato ha la necessità di gestire gli appuntamenti in modo efficiente. Una buona gestione dell’agenda degli appuntamenti consente infatti di sfruttare ogni secondo di lavoro nel miglior modo possibile e di migliorare il rapporto medico-paziente. Tuttavia, per raggiungere questi risultati è necessario gestire gli appuntamenti in modo attento ed efficace. Si tratta di un’attività non del tutto semplice, per cui spesso si incorre in errori.

In questo articolo vogliamo suggerirti 5 cose da evitare nella gestione dei tuoi appuntamenti medici per rendere il tuo lavoro più proficuo, efficiente e meno stressante.

 

1. Mancato inserimento di impegni personali e riunioni

 

Se nella tua agenda degli appuntamenti non inserisci anche impegni personali e/o riunioni, maggiore sarà la probabilità di dimenticartene. Di conseguenza, nel momento in cui dovrai organizzare un appuntamento con un paziente potresti erroneamente fissarlo proprio nel lasso di tempo in cui sarai impegnato.

Per non rischiare di perdere clienti o renderli scontenti del tuo servizio, appunta sempre i tuoi impegni extra lavorativi. In questo modo riuscirai a gestire efficientemente gli appuntamenti ed avrai sempre un promemoria per qualsiasi evento.

 

2. Sovrapposizioni, annullamenti, sala d’attesa deserta

 

Un altro errore da evitare nella gestione degli appuntamenti è la sovrapposizione di più incontri nello stesso momento. Possiamo anche solo immaginare il disagio provato dai pazienti coinvolti ma anche dal professionista. Legato a questo errore da evitare, c’è anche quello relativo agli annullamenti. Annullare l’appuntamento di un paziente per via di qualche imprevisto è motivo di contentezza per il paziente. Ecco perché è importante quindi gestire in modo efficace ed efficiente il calendario degli appuntamenti, accertandosi di non creare queste situazioni spiacevoli.

Inoltre, se da un lato bisogna stimare con precisione il tempo che serve per visitare un paziente per evitare sovrapposizioni, dall’altro è necessario non lasciare la sala d’attesa vuota tra una visita e l’altra. Quindi assicurati di includere un margine di qualche minuto per ogni visita, in modo che non ci siano sovrapposizioni o annullamenti e che la sala non sia vuota.

 

3. Imprecisione nella gestione di un piano terapeutico a lunga durata

 

Per ogni paziente viene definito un piano terapeutico più o meno di lunga durata. Per coloro che hanno bisogno di una terapia continuativa, gli incontri devono essere programmati con una certa ciclicità. Se i pazienti in questa situazione sono molteplici e si ha a disposizione una agenda cartacea, potrebbe diventare difficile programmare con precisione i cicli di visite di ciascun paziente. Infatti, può capitare di aver già fissato appuntamenti per pazienti in quel giorno o quella settimana in cui altri avrebbero dovuto proseguire con l’ennesima visita che si ripete con una certa cadenza.

Per rispettare i cicli di visite dei pazienti, nonché la loro terapia, è importante avere una visuale generale di ogni paziente e della durata dei loro trattamenti. Sarebbe ideale, in questo senso, avere una panoramica di tutti i piani terapeutici seguiti. In questo modo ogni paziente vedrà rispettato il suo ciclo di visite.

 

4. Non avere l’agenda con sé

 

Una svista, un brevissimo calo di attenzione ed il gioco o, meglio, l’errore è fatto. Per coloro che utilizzano una agenda cartacea, basta poco per dimenticare l’agenda degli appuntamenti a casa o in qualche altro posto o addirittura perderla. Questo errore però porta a delle spiacevoli conseguenze, come la perdita di dati personali dei pazienti, delle informazioni sul loro piano terapeutico e il conseguente mancato rispetto della loro privacy.

Una soluzione potrebbe essere l’utilizzo di un gestionale digitale con cui gestire tutti gli appuntamenti in modo completamente efficiente ed ottimale. Esso potrebbe inoltre permetterti di inserire i dati dei tuoi pazienti in un posto sicuro e accessibile in ogni momento per consultarli.

 

5. Imprecisione sulla sede delle visite

 

Questo errore è frequente per i professionisti che gestiscono e lavorano in più sedi. Infatti, soprattutto se si seguono molti pazienti, può essere difficile gestire in ogni minimo dettaglio gli appuntamenti. Di conseguenza, ci si può ad esempio sbagliare o dimenticare di fornire informazioni al paziente riguardo un cambio di sede per una visita a causa di un imprevisto. Anche in questo caso, sarebbe ottimale poter avere una panoramica di tutte le sedi e della loro disponibilità, per informare subito il paziente della sede della visita.

 

Come porre rimedio a questi errori?

 

Queste sono le 5 cose da evitare nella gestione degli appuntamenti medici. Per porvi rimedio, come già accennato, la soluzione è l’utilizzo di un software cloud per gestire il tuo Centro Medico o Poliambulatorio. In questo modo tutti i dati verranno digitalizzati, sia quelli relativi ai pazienti e agli appuntamenti sia a quelli relativi alle varie sedi e alle loro disponibilità.

Con una agenda “digitale” potrai:

  • Gestire al meglio tutti gli appuntamenti senza creare sovrapposizioni e senza lasciare la sala d’attesa vuota tra una visita e l’altra grazie ad una visuale giornaliera, settimana e/o mensile degli appuntamenti;
  • Gestire in modo veloce, funzionale e sicuro i dati dei pazienti grazie ad apposite cartelle cliniche digitali dedicate ad ogni paziente. Questo vi terrà lontani dalle conseguenze che derivano dalla perdita dei dati dei pazienti, come può accadere con agende cartacee;
  • Mandare un promemoria ai pazienti dei loro appuntamenti attraverso un sistema di notifiche. In questo modo non c’è pericolo che i pazienti si dimentichino della visita, evitando annullamenti e di lasciare vuota la sala d’attesa;
  • Consultare e aggiornare informazioni o appuntamenti in ogni momento della giornata, ovunque tu trovi, con qualsiasi dispositivo. Tutto quello di cui avrai bisogno sarà una connessione ad Internet.

 

 

La gestione degli appuntamenti medici non è così semplice come sembra. Lo abbiamo potuto capire analizzando questi 5 errori frequenti ma che sono da evitare per dare il miglior servizio ai propri pazienti.

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Claudio Masin
Claudio Masin
info@kronostech.it

Fondatore e CEO di KronosTech srl. Ci occupiamo di Consulenza Aziendale, Servizi informatici evoluti, Prodotti Sanità. Ho esperienza ventennale nella consulenza nel mondo interno delle aziende, essendo stato COO per due aziende di livello nazionale. La mia passione per il mondo Medical mi ha portato oggi ad unire le due cose e creare Kronos.

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