Come velocizzare il lavoro delle segretarie grazie alla tecnologia?

Al giorno d’oggi gli ambulatori sono costantemente affollati e il time management dei vari servizi è diventato un aspetto fondamentale e da non sottovalutare. La segreteria svolge un ruolo decisivo all’interno di uno studio medico o poliambulatorio, determinando l’andamento dei ritmi di visita e la soddisfazione dei pazienti esattamente come per le prestazioni sanitarie dei dottori.

La segreteria rappresenta l’immagine dello studio medico e deve essere obbligatoriamente efficiente e attenta alle esigenze dei pazienti. Le Segretarie di Studio Medico accolgono i pazienti al loro arrivo in ospedale, nelle cliniche, negli studi medici o ambulatori. Fissano appuntamenti ed organizzano la sala d’attesa. Inoltre mantengono la sicurezza della reception e delle liste di accesso, aggiornano archivi e cartelle cliniche, ricevono e registrano i pagamenti, e svolgono alcuni lavori d’ufficio secondo le istruzioni fornite.

Ma uno svolgimento ottimale del proprio lavoro non è l’unica cosa che conta. Il fattore che troppo spesso viene sottovalutato è la velocità con la quale si svolgono i lavori gestiti dalla segreteria. Alcuni semplici, quanto efficaci, accorgimenti possono migliorare il lavoro e il servizio erogato dalla segreteria e dall’intero ambulatorio medico.

 

Partiamo dal presupposto che nella gestione di un ambulatorio medico e nella sua organizzazione occorre tener conto di una molteplicità di variabili e situazioni, quali: le branche mediche gestite, la loro tipologia (diagnosi o terapia), i volumi di accessi giornalieri trattati e/o i processi gestiti, le tecnologie mediche adoperate, le risorse acquisite, etc… Ma come possiamo velocizzare il servizio erogato dalla segreteria senza intaccarne in nessun modo la qualità? Semplice…seguendo dei semplici accorgimenti:

 

Automatizzare le risposte alle e-mail mediante l’uso di template

 

Le e-mail che vengono ricevute dalla segreteria di un ambulatorio sono, nella maggior parte dei casi, molto simili, se non identiche, tra loro. Rispondere ad ognuna di esse con la stessa risposta richiede del tempo. Tempo che potrebbe essere impiegato in altro modo. Questo è il time management…ottimizzare il tempo dei servizi erogati.

 

Creare un template è semplice. Basta creare un documento unico con le domande che i clienti pongono più spesso, e per ogni domanda preparare una mail di risposta che potrai modificare di volta in volta in base alle tue esigenze. Lasciami indovinare…ogni giorno ti vengono chiesti gli orari d’apertura dell’ambulatorio.

Perché rispondere ogni singola volta se puoi usare un template? Basta creare un testo unico e modificare di volta in volta il nome del paziente. Se invece ti chiedono spesso quali sono le modalità di pagamento o di prenotazione di un esame, puoi preparare una mail con tutte le informazioni ed inserire il link al sistema di prenotazione online presente sul tuo sito.

 

Potresti anche creare una sezione FAQ sul tuo sito dove chiarire tutti dubbi dei pazienti.

 

Automatizzare la gestione degli appuntamenti

 

La gestione degli appuntamenti medici è un punto cruciale della segreteria, ma può essere automatizzato mediante l’uso di un software gestionale apposito.

E’ un software che aiuta lo staff ad aggiornare rapidamente e una sola volta l’agenda medica di specialisti e terapisti. Molto spesso questo genere di software contengono un sistema di messaggistica automatica che invia un promemoria al paziente mediante l’uso di template precompilati. Basteranno poche righe per inviare un promemoria al paziente senza spendere del tempo prezioso per una chiamata.

 

Usare i Chatbot

 

Cos’è un chatbot? E’ un sistema di messaggistica completamente automatizzato che simula una conversazione umana, ovvero, il paziente scrive, il bot risponde usando un linguaggio naturale.

 

I vantaggi di usare u chatbot sono molteplici:

  • Risponderà in automatico quando non sarai presente in ambulatorio.
  • Puoi inserire nei template le risposte alle domande più “salienti”
  • Può rispondere durante il fine settimana e nelle ferie
  • Ti solleverà dal ruolo di “call center”, facendoti risparmiare tempo prezioso

 

Questi accorgimenti, uniti ad un testo esaustivo e professionale, possono migliorare drasticamente il time management di un ambulatorio medico senza intaccarne la qualità del servizio erogato.

 

 

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Claudio Masin
Claudio Masin
info@kronostech.it

Fondatore e CEO di KronosTech srl. Ci occupiamo di Consulenza Aziendale, Servizi informatici evoluti, Prodotti Sanità. Ho esperienza ventennale nella consulenza nel mondo interno delle aziende, essendo stato COO per due aziende di livello nazionale. La mia passione per il mondo Medical mi ha portato oggi ad unire le due cose e creare Kronos.

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